A Medalyst forradalmasítja a pénzügyi menedzsmentet a Lenti Vízilabda Klubnál
A Lenti Vízilabda Klub pénzügyi kihívásai
Amikor Attila délutáni edzésen végignéz a Lenti Vízilabda Klub uszodájában, most már arra összpontosíthat, ami igazán számít: a sportolók fejlődésére.
Ez azonban nem mindig volt így. Az 1989-ben alapított klub, amely hét csapatban összesen 160 sportolót fogad, évekig küszködött egy pénzügyi rendszerrel, amely nemcsak az erőforrásokat, hanem a türelmet is felemésztette.
A Medalyst bevezetése előtt egy munkatárs havonta akár 18 órát is eltöltött a befizetések feldolgozásával. Attila így fogalmaz:
"Folyamatosan a késve beérkező befizetések 30%-át kellett összegyűjtenünk, a hibás tranzakciók 20%-át korrigálnunk, és manuálisan kiküldenünk az emlékeztetőket. Az adminisztrációs teher elvonta az energiánkat attól, amiben igazán jók vagyunk: az edzések vezetésétől."
Ez a pénzügyi hatékonyság hiánya valós problémákat okozott: a felszerelések beszerzése késlekedett, a támogatási pályázatok kifizetése pedig elhúzódott. Ráadásként a munkatársaknak folyamatosan egyensúlyozniuk kellett az adminisztrációs feladatok és az edzői tevékenység között. Szinte naponta érkeztek panaszok a szülőktől a díjak átláthatatlansága és a fizetési határidők miatt, miközben az edzők nehezen tudták nyomon követni a sportolók jelenlétét és fejlődését.
A megfelelő megoldás megtalálása
A klub vezetése olyan rendszert keresett, amely képes kezelni az egyesület működésének egyedi kihívásait.
"Többre volt szükségünk, mint egy egyszerű digitális fizetési megoldásra", mondja Attila. "Egy teljeskörű rendszert akartunk, amely nemcsak a pénzügyi folyamatokat egyszerűsíti, hanem a szülőkkel való kommunikációt is javítja, és több időt biztosít az edzőknek, hogy a sportolókra összpontosíthassanak."
Több lehetőség értékelése után a klub a Medalystet választotta, mert átfogó pénzügyi menedzsment-funkciókkal rendelkezik, testreszabható, és mind az egyesületi munkatársak, mind a szülők számára könnyen kezelhető felületet biztosít.
Gyakorlati bevezetés
A klub egy egyhónapos átállási tervvel vezette be a Medalystet, hogy a működésben a lehető legkevesebb fennakadást okozza.
Első lépésként a sportolók adatait vitték fel a rendszerbe, és megoldották az apróbb technikai problémákat, például a hibás e-mail címeket és a testvérek regisztrációjának összekapcsolását.
Az alkalmazottak képzésére alig volt szükség, mivel a platform kezelése intuitív. "Megdöbbentően egyszerű volt a rendszer" – jegyzi meg Attila. "Az edzők gyorsan elsajátították, ami kulcsfontosságú volt, mert nem engedhettük meg magunknak, hogy hosszú kieséssel járjon az átállás."
Annak érdekében, hogy a szülők is könnyen elfogadják az új rendszert, a klub tájékoztató alkalmakat szervezett, és oktatóvideókat osztott meg a meglévő kommunikációs csatornáin.
A funkciók bevezetése fokozatosan történt: először a jelenlét-nyilvántartást és a sportolói értékeléseket aktiválták, majd később bővítették a teljes körű pénzügyi menedzsment eszközökkel.
"Tudatosan lépésről lépésre haladtunk," magyarázza Attila. "Először azokat a funkciókat vezettük be, amelyek azonnali értéket teremtettek, hogy bizalmat építsünk a rendszer iránt, mielőtt áttértünk volna az összetettebb megoldásokra."
Mérhető hatás a klub működésére
A Medalyst bevezetése kézzelfogható eredményeket hozott a klub működésének minden területén.
Pénzügyi menedzsment átalakulása
"A pénzügyi folyamatainkra gyakorolt hatás azonnali volt", mondja Attila. "Korábban hetente 4 órát töltöttünk a fizetések adminisztrációjával, most ez mindössze 1 órát vesz igénybe – vagyis az edzői stábunk havonta 12 órát nyert vissza."
A határidőre befizetett összegek aránya 70%-ról 90%-ra nőtt, ami 30%-kal javította a pénzforgalmat. A fizetési hibák aránya 20%-ról 10%-ra csökkent, és teljesen megszűnt a manuális emlékeztetők kiküldésének szükségessége.
Hatékonyabb munkavégzés
Az adminisztrációs terhek csökkenésével az edzők több időt fordíthatnak a sportolók fejlesztésére. "Az edzői stábunk most végre arra összpontosíthat, amiben a legjobb" – emeli ki Attila. "Részletesebb sportolói értékeléseket készítünk, jobban strukturált edzésprogramokat állítunk össze, és kevesebb adminisztratív stresszel kell megküzdenünk."
Jobb szülői élmény
A Medalyst rendszer átláthatóságot és kényelmet biztosít a szülők számára. „A világos díjszabás és a fizetési ütemezések megszüntették a korábbi zavarokat” – magyarázza Attila. „A szülők 80%-a átállt a digitális fizetésre, mert értékelik az egyszerűséget és a visszaigazoló bizonylatokat.”
Még azok a szülők is, akik eleinte szkeptikusak voltak, végül megkedvelték a rendszert. Ahogy az egyikük fogalmazott: „Először ellenálltam, mert nem akartam még egy appot, de ma már el sem tudom képzelni, hogy visszatérjek a régi módszerekhez. Most minden információ egy helyen elérhető a menetrendről és a fizetésekről.”
A következő stratégiai lépések
A Medalyst bevezetésének sikerére építve a Lenti Vízilabda Klub tovább bővíti a rendszer használatát. „Jelenleg a készletkezelési funkciót vezetjük be, hogy hatékonyabban tudjuk nyomon követni a felszereléseinket” – mondja Attila. „Ezután statisztikai elemzéseket integrálunk a teljesítmény pontosabb monitorozására, valamint egyedi szezonstruktúrákat fejlesztünk ki különböző korosztályok számára.”
A klub célja a pénzügyi automatizáció további fejlesztése, hogy átfogóbb jelentéseket készíthessenek. Ez lehetővé teszi, hogy megalapozottabb döntéseket hozzanak a programfejlesztésről és az erőforrások elosztásáról.
Gyakorlati tanácsok a bevezetéshez
Tapasztalatai alapján Attila konkrét javaslatokat fogalmaz meg azoknak a kluboknak, akik a Medalyst bevezetését fontolgatják: „Először világosan határozzák meg a működésük fájdalompontjait” – tanácsolja. „Kezdjék a kulcsfontosságú pénzügyi funkciókkal, hogy azonnali értéket teremtsenek, majd fokozatosan terjesszék ki a használatot más modulokra, ahogy a csapat egyre magabiztosabbá válik a rendszerben.”
Kiemeli, hogy a legfontosabb érintetteket már a kezdeti szakaszban be kell vonni a folyamatba: „Fontos, hogy az edzők és az adminisztrációs munkatársak egyetértsenek a bevezetési stratégiával. Az ő támogatásuk elengedhetetlen a sikeres bevezetéshez.”
A lényeg? Óriási a különbség
A Lenti Vízilabda Klub mindennapi működését a Medalyst gyökeresen átalakította. A pénzügyi stabilitás javult, az adminisztrációs terhek csökkentek, és a kommunikáció sokkal hatékonyabbá vált.
A legnagyobb változás azonban a klub szemléletmódjában történt – összegzi Attila. „Korábban folyamatosan a fizetési problémák kezelésére kellett összpontosítanunk, most viszont végre arra figyelhetünk, ami igazán számít: a sportolók fejlődésére és a programok bővítésére. A Medalyst nemcsak egyszerűsítette a működésünket – segített abban is, hogy egy professzionálisabb, előremutatóbb klubbá váljunk.”